Помощник руководителя. Правила эффективной работы

Актуальность:
Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании.
Данный курс раскрывает такие вопросы: как работать с корреспонденцией и звонками, которые поступают в организацию, как встречать посетителей, как корректно отказывать, как организовывать протокольные мероприятия, встречи и др..

Целевая аудитория: помощник руководителя, секретарь, секретарь-референт, ассистент руководителя, офис-менеджер, администратор офиса, а также все кто планирует в будущем занимать должность помощник руководителя.

По окончании курса будут иметь полное представление о роли помощника руководителя в процессе организации работы приемной, ознакомятся с эффективными приемами работы с входящими звонками, корреспонденцией, получат готовые шаблоны для ведения документооборота в компании, научатся правильно составлять служебные документы, узнают, как правильно организовывать совещания и собрания и др.

План:

1. Профессия – секретарь.

1.1. Роль секретаря в организации

1.2. Функциональные обязанности секретаря

1.3. Зоны ответственности секретаря

2. Работа с входящими звонками. Этапы обработки телефонных звонков.

2.1. Установление контакта

2.1.1. Стандартная форма представления

2.1.2. Отработка стандартных фраз для установления контакта

2.2. Выяснение цели звонка

2.2.1. Навыки активного слушания.

2.2.2. Поддержка речи собеседника

2.2.3. Уточняющие вопросы

2.3. Обработка информации

2.3.1. Навыки структурирования и фиксации информации, полученной по телефону

2.3.2. Техника получения необходимой информации

2.3.3. Проверка правильности понимания полученной информации

2.3.4. Диктовка информации

2.3.5. Запись под диктовку

2.3.6. Уточнение данных

2.4. Завершение разговора

2.4.1. Подведение итогов разговора

2.4.2. Завершение разговора с клиентом

2.4.3. Переадресация звонка специалисту

2.5. Особенности беседы по мобильному телефону

2.6. Работа с голосом и речью

3. Правила этикета в деловом общении

3.1. Приветствие

3.2. Представление и знакомство

3.3. Обращения. «Ты» и «Вы»

3.4. Неформальная беседа в офисе и на переговорах

3.5. Комплименты

3.6. Как красиво говорить «нет»

4. Основные принципы деловой переписки