Помощник руководителя. Основы эффективной работы

Ни для кого не секрет, что роль помощника руководителя в любой организации огромна. Ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. Безусловно, приемы работы приходят с опытом, но большинству правил успешной работы в должности помощника руководителя необходимо учиться. Именно поэтому данный курс раскрывает главные секреты данной профессии, а именно: как работать с корреспонденцией и звонками, которые поступают в организацию, как встречать посетителей, как корректно отказывать, как организовывать протокольные мероприятия, встречи и др..

Целевая аудитория курса:
Программа адресована слушателям, которые планируют занять позиции секретаря, секретаря-референта, ассистента руководителя.

Методы обучения:
Мини-лекции, занятия, включающие в себя деловые игры, разбор практических кейсов, групповые дискуссии и др.

По окончании курса будут иметь полное представление о роли помощника руководителя в процессе организации работы приемной, ознакомятся с эффективными приемами работы с входящими звонками, корреспонденцией, получат готовые шаблоны для ведения документооборота в компании, научатся правильно составлять служебные документы, узнают как правильно организовать собрание и др.

Программа курса
Авторский курс Е.Барыбиной

I. Профессия – секретарь.

1.1. Роль секретаря в организации

1.2. Функциональные обязанности секретаря

1.3. Зоны ответственности секретаря

 II. Работа с входящими звонками. Этапы обработки телефонных звонков.

2.1. Установление контакта

2.1.1. Стандартная форма представления

2.1.2. Отработка стандартных фраз для установления контакта

2.1.3. Отработка стандартных фраз для установления контакта

2.2. Выяснение цели звонка

2.2.1. Навыки активного слушания.

2.2.2. Поддержка речи собеседника

2.2.3. Уточняющие вопросы

2.3. Обработка информации

2.3.1. Навыки структурирования и фиксации информации, полученной по телефону

2.3.2. Техника получения необходимой информации

2.3.3. Проверка правильности понимания полученной информации

2.3.4. Диктовка информации

2.3.5. Запись под диктовку

2.3.6. Уточнение данных 

2.4. Завершение разговора

2.4.1. Подведение итогов разговора

2.4.2. Завершение разговора с клиентом

2.4.3. Переадресация звонка специалисту

2.5. Особенности беседы по мобильному телефону

2.6. Отправка факсовых сообщений

2.7. Работа с голосом и речью

 III. Правила этикета в деловом общении

3.1. Приветствие

3.2. Представление и знакомство

3.3. Обращения. «Ты» и «Вы»

3.4. Неформальная беседа в офисе и на переговорах

3.5. Комплименты

3.6. Как красиво говорить «нет»

 IV. Основные принципы деловой переписки

4.1. Правила переписки по электронной почте

4.2. Служебная переписка

4.3. Протокольные требования к оформлению делового письма

4.4. Схема написания делового письма

4.5. Виды деловой корреспонденции

 V. Встреча посетителей в приемной. 

5.1. Интерьер приемной

5.2. О том, что такое Small talk

5.3. Образ обаятельного собеседника

5.4. Подача напитков

 ІV. Правила организации протокольных мероприятий.

6.1. Организация совещаний и собраний

6.2. Алгоритм проведения совещаний и собраний

6.3. Основные правила при проведении собраний. Регламент.

 ІІV. Документирование управленческой деятельности. Документооборот в организации. 

7.1. Документ как информация, используемая в управлении.

7.2. Классификация документов и их назначение.

7.3. Основные группы документов (организационные, распорядительные, справочно-информационные).

7.4. Классификация документов: по направлениям деятельности, происхождению, назначению, месту составления, степени оригинальности, сроками хранения, разглашением и пр..

7.5. Функции документа: (информационная, коммуникативная, регулятивная, правовая, учетная, культурная, мемориальная и т.д.).

7.6. Внутренняя и внешняя структура документа. Реквизиты документа.

 ІІІV. Документооборот в организации. 

8.1. Порядок подготовки и оформления документа.

8.2. Модель составления документа

8.3. Составление и оформление служебных документов.

8.4. Формы текста документа.

8.5. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

ІХ. Имидж помощника руководителя – часть имиджа организации.

9.1. Дресс-код.

9.2. Внешность и деловой стиль