ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ. ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ»

Учебный курс

На сегодняшний день, в современных условиях, на рынке труда в первую очередь ценится профессионализм и многофункциональность работника. Если говорить о профессии секретаря, то ценность работника заключается в умении отлично справляться с множеством различных функций. Секретарь должен быть как помощником руководителя, уметь эффективно вести документооборот, так и уметь работать с людьми, как с персоналом, так и с посетителями. Ведь именно по профессионализму секретаря, помощника руководителя судят и о компании в целом. Своей работой, манерами, культурой общения секретарь отображает корпоративную культуру и эффективность работы компании. Успешная работа секретаря – успешная работа компании. Одной из основных функций секретаря является ведение делопроизводства. Делопроизводство – одно из важнейших направлений в работе любой организации. Без знания основ делопроизводства невозможно правильно построить документооборот в компании и эффективно работать с персоналом (принимать, переводить, увольнять и т.д.). Ведь любой сбой в работе с документацией может привести к проблемам в организации (например, к штрафам и множественным проверкам). Только зная основные правила делопроизводства можно составить документ, который будет иметь юридическую силу.

Прослушав курс, Вы узнаете:

  • Какие существуют современные требования к работе секретаря, 
  • Что нужно знать для правильного и эффективного общения в деловой среде, 
  • Как эффективно планировать свое рабочее время и рабочее время руководителя, 
  • Какие бываю подводные камни в работе и как их правильно обходить, 
  • Как составить кадровый документ, чтобы он смог успешно выдержать любую проверку, 
  • Как избежать ошибок в работе, которые могут привести к проблемам и штрафам, 
  • Как правильно хранить кадровую документацию, чтоб впоследствии без проблем передать ее в государственный архив, 
  • Также Вы получите ответы на вопросы, которые часто возникают в работе секретаря, и сможете самостоятельно создать эффективный документооборот в компании.

Уникальность программы состоит в том, что обучение построено по принципу мини-тренингов. Вся теория закреплена практическими заданиями, кейсами, ролевыми и деловыми играми.

Учебный курс
«Профессиональный секретарь. Основы эффективной работы»
Авторский курс М.Шевченко

Программа курса

I. Введение в курс

  • Работа секретаря, офис-менеджера – важность, ответственность, эффективность, профессионализм 
  • Кто такой профессиональный секретарь 
  • Должностная инструкция 
  • Что должен знать секретарь 
  • Я – идеальный секретарь. Что мне для этого необходимо? 
  • Краткое описание курса (описание каждого модуля, что выучим)

II. Культура устного и письменного делового общения

  • Официально-деловой стиль общения 
  • Как мы общаемся
  • Этикет усного делового общения
  • Матрица делового общения секретаря
  • Стандартные этикетные ситуации 
  • Искусство ведения деловой беседы
  • Правила эффективного слушания
  • Устные переговоры 
  • Искусство телефонного общения 
  • Речевой этикет секретаря
  • Искусство публичных выступлений
  • Правила составления деловых писем 
  • Общение по электронной почте 
  • Правила переписки 
  • Система языковых формул 
  • Составляем письма по проблемным ситуациям

III. Основы делового этикета и ведения деловых переговоров

  • Нормы делового поведения 
  • Нормы делового этикета и их значение в бизнес-среде
  • Корпоративный стиль. Составляющие корпоративного стиля
  • Разработка и оформление документации в корпоративном стиле  
  • Официальный деловой протокол. Деловые подарки 
  • Организация приема деловых партнеров 
  • Организация и проведение презентаций 
  • Психологические аспекты делового общения 

IV. Организация труда

  • Эффективная организация рабочего дня. 
  • Организация рабочего места, управление временем. 
  • Модель рабочего места 
  • Паспорт рабочего места 
  • Постановка целей и определение приоритетов в работе секретаря. 
  • Умение распределять дела по степени их приоритетности. 
  • Стресс – менеджмент

V. Основы конфликтологии

  • Способы поведения в конфликтах 
  • Методология разрешения конфликта 
  • Пять техник разрешения конфликтов 
  • Рекомендации по управлению конфликтом 
  • Методы саморегуляции 
  • Создание позитивной рабочей атмосферы 

VI. Общее делопроизводство

  • Функции службы документального обеспечения 
  • Реквизиты. Требования к содержанию и размещению реквизитов документво 
  • Основные требования к оформлению бланков документов 
  • Правила утверждения и согласования документов 
  • Оформление копий, дополнений документов 

VII. Правила составления служебных документов

  • Классификация и унификация документов. Требования к бланкам. 
  • Алгоритм построения системы документооборота. 
  • Общие правила организации документооборота. 
  • Прием и обработка входящей документации. 
  • Работа и исходящей и внутренней документацией. 
  • Регистрация документов. 
  • Сроки исполнения документов. 
  • Подготовка и оформление служебных документов. 
  • Требования к оформлению документов. 
  • Оформление справочно-информационных документов 

VIII. Документация по личному составу

  • Алгоритм построения системы кадрового делопроизводства - Состав и виды документов. 
  • Документы, обязательные для ведения в организациях, независимо от их организационно - правовых форм (локально-нормативные акты, штатное расписание, график отпусков). 
  • Система регистрации документов, ведение регистрационных форм. 
  • Подготовка и оформление служебных документов. Требования к оформлению документов. 
  • Прием на работу, испытательный срок, переводы и перемещения 
  • Оформление отпусков 
  • Оформление командировок 
  • Поощрения и взыскания 
  • Увольнения 
  • Алгоритм ведения военного учета в организации
  • Ведение и хранение трудовых книжек 

IX. Номенклатура дел и передача дел в архив

  • Систематизация и хранение документов в структурных подразделениях. 
  • Алгоритм составления номенклатуры дел 
  • Подготовка и передача дел в архив.

Итоговое занятие

  • Подведение итогов и проверка усвоенного материала